行業背景概述

 

印章是金融機構業務中的重要工具和憑證，也是金融行業使用頻率最高的工具之一。由于金融機構自身的業務特點，決定了其印章數量巨大，種類繁多，使用頻繁，管理復雜，而且一旦出現印章違規使用、丟失等問題，就可能會給金融機構帶來巨大的經濟損失和負面影響。因此，金融機構提高對印章的管理水平和管理手段，提高印章管理效率，降低印章管理成本，規范印章管理模式就顯得非常必要。

 

 

 

目前，各地金融機構都有自己的一套較為完備的管理手段，有的是采用交接登記簿的形式，這種管理方式存在查詢統計困難，管理成本高，蓋章存檔效率低，印章交接記錄復雜，舊章管理難度大等問題。而在印章使用方面，無論是印章外借、內部用印、印章儲存管理等均是通過人力實現管理。有的雖然是通過OA或者其他業務系統走用印申請審批流程，但只局限于用印前的審批，而對于整個用印無法做到全閉環安全管理同時也無法進行相關記錄。受限于人力及目前線上信息化管理存在缺失產生的諸多管理風險；“群杰智能印章管理系統”依托物聯網技術對金融機構內部印章進行全方位的系統管理，確保用印安全，提高用印效率，降低印章管控風險，通過智能化的硬件設備來進行管控。實現印章請刻，請刻受理、審批、審核，印章刻制、啟用、下發、登記，印章交接登記，舊章交接登記，舊章回收，印章核查，查詢統計等。

印章管理痛點

印章類型和管理模式

金融行業印章主要分為行政類印章和業務類印章。公章、合同章、財務章等行政類印章一般屬于關鍵印章，在管理方面通常在一級分支機構以下實行關鍵印章上收一級管理；而部門分支機構網點因地處偏遠、交通不便等原因難以執行上收一級管理，依舊是當地自主管理。確保上級機構對下級機構異地印章保管使用的有效監督是該行業關心的問題。

 

 

 

而在業務端，由于臨柜業務高頻用印的特點，一般柜臺類印章均在營業網點由專人管理使用，用印期間可能出現嚴禁錯用、串用、空白頁蓋章、提前或過期使用印章等行為，如何規范印章審核審批程序，限制用印范圍，防止越權和不規范用印也是需要關注的重點。

管理辦法

為有效防范印章管理中存在問題，銀行一般會制定《印章管理辦法》或《行政印章管理辦法》、《業務印章管理辦法》等一系列健全的印章管理制度，為規范印章管理，防范風險提供了有力保障，通常來說各銀行印章管理辦法主要實行“統一管理、分級授權、規范用途、專人保管”的原則，具體管理辦法通常如下所示：

 

1) 統一管理：所有印章均按照外部監管部門要求或各行職能部門根據各條線、各部門業務情況進行統一設計、刻制、下發，在印章停用后須由使用部門（個人）及時上交總行封存。

 

2) 分級授權：在各機構層級指定專門的印章管理部門（或業務崗位），明確用印申請人、審批人和印章管理人等相關責任人的職責，嚴格審批程序，健全考核評價、監督檢查、崗位輪換等制度規范。

 

3) 規范用途：印章僅能用于規定的業務種類，相關人員按照規定范圍使用，隨用隨蓋，杜絕預蓋印章或借與他人使用的情況出現。印章使用時填報登記表，載明申請部門、文件名稱，用章目的、用章單位、用章數量等要素，并由審批人同意后方可用章，用章完畢后印章保管人需在登記簿上簽名。堅持誰使用，誰申請；誰審批，誰負責的原則，嚴格落實管理使用責任。

 

4) 專人保管：所有印章均指定專人保管，印章保管人對所保管的印章負責，對關鍵印章實行雙人監督管理，保管時雙人雙鎖或密碼鑰匙分離等方式；使用時應確保印章使用部門和印章管理部門雙方在場。印章應在有監控的辦公場所使用，原則上不得攜帶外出，確因特殊原因需在非辦公場所使用印章的，需經專門程序審批，采取嚴格的用印監控措施。

印管高階管理需求

當前金融機構印章管理工作總體上規范、嚴格，但由于大量依賴人工監管，即使有制度約束，各類印章盜用、違規使用等情況依舊時有發生，造成嚴重損失。通過對印章管理現狀進行分析，主要存在以下幾個方面需優化改進：

 

1) 印章檢查方面：印章管理部門或內部審計部門對印章的定期或不定期檢查依賴線下抽查，對全行印章情況缺少一個能夠直觀展現實時用印信息的動態管理平臺，導致無法實現方便快速的網絡化、智能化監管。

 

2) 用印授權方面：日常業務開展中存在因部門負責人臨時有事不在場，在電話請示后先用印，但用印完畢未及時登記的情況，易造成登記簿漏登的現象。

 

3) 印章管理方面：印章保管人在印章使用完畢后，因忙于其他事務，未能及時將印章入柜上鎖，易造成印章被盜用或丟失的問題。

 

4) 用印登記方面：印章使用登記只限寫部分信息，用印過程沒有進行拍照或錄像，在出現問題后沒有查驗資料。

 

5) 印章外帶方面：印章外帶期間需專人陪同，耽誤本職工作時間，且印章外帶時可能出現人情章、違規用章、印章遺落丟失等風險。

解決方案

根據《中國銀監會辦公廳關于銀行業金融機構加強印章管理的通知》要求，銀行業金融機構應加快建立與業務經營和風險管理要求相適應的電子化印章管理機制和配套信息系統，推廣使用印控機等電子機具。

 

在此背景下，群杰物聯科技于2017年正式發布第一代銀行業金融機構印章管控設備。隨著大量農商行、農信社客戶的應用及產品的持續更新，截止目前第五代群杰智能印章M5100系列已廣泛應用于全國各地金融機構。

客戶案例

 

保險

 

 

中國人民保險集團股份有限公司

 

中國人民保險集團股份有限公司(簡稱“中國人保”)由與共和國同生共長的中國人民保險公司發展變革而來。1949年10月1日，公司成立請示得到毛澤東等中央領導同志圈閱同意，被譽為“新中國保險業的長子”，是新中國保險事業的開拓者和奠基人。歷經70多年發展,中國人?，F已成為綜合性保險金融集團,旗下擁有10多家專業子公司，業務范圍覆蓋財產險、人身險、再保險、資產管理、不動產投資和另類投資、金融科技等領域。2010年入圍《財富》世界500強榜單，2022年位列第110位。

 

原來印章管理特點

 

企業極具規模，分支機構及印章數量太過龐大，同時印章造假手段、方式更加隱蔽多樣、層出不窮，非法集資案件風險防范任務仍然艱巨，基層業務發展以及印章管理仍然面臨著極大的挑戰，企業急需通過有效的數字化手段針對區域印章使用進行有效監管。

 

智能印章管理成效

 

 

 

 

 

 

（總部印章室改造方案平面圖）

部分區域交付現場照片

 

 

中國人保--河南

 

中國人保--寧波

 

中國人保--福建

 

中國人保--云南

 

中國人保--廣州

 

1、穿透管理：實現總-分上下貫通的穿透式管理，能夠對各級機構印章全生命周期狀態的實時管控；

2、解放生產力：全系統一體化、智能化印章安全保管設施設備的配備，能夠有效提升基層印章管理效能，解放生產力。

3、標準化建設：通過技術手段的加持，推動標準化規范化建設，能夠有效提升基層印章信息化管理水平；

4、震懾作用：通過制度、人員、流程、系統“四位一體”多措并舉，實現全程留痕、人印隔離、責任到人，提升專兼職印章人員責任意識，有效防范印章管理風險，實現印章安全可控。

5、風險防范：有效杜絕私蓋、偷蓋等違規用印行為，解決取證困難現象，有效規范實體印章管理。

 

證券

 

 

海通證券股份有限公司

 

海通證券股份有限公司成立于1988年，是國內成立最早、綜合實力最強的證券公司之一，擁有一體化的業務平臺、龐大的營銷網絡以及雄厚的客戶基礎，經紀、投行和資產管理等傳統業務位居行業前茅，融資融券、股指期貨和PE投資等創新業務領先行業。截至2020年12月31日，公司總資產達6941億元，歸屬母公司凈資產達1534億元，排名行業第二位。公司擁有卓越的綜合性業務平臺和成熟的海外業務平臺，經營網點遍及全球5大洲14個國家和地區，覆蓋“紐、倫、東、滬、新、港”六大國際金融中心；在境內擁有343家證券及期貨營業部，正式員工過萬人；在境內外擁有近1800萬名客戶，托管及管理客戶資產總額超5.3萬億元。2020年，公司實現營業收入382.2億元，排名行業第二，歸屬母公司凈利潤108.8億元，排名行業第三。分類評價結果繼續保持行業最高水平A類AA級。

 

原先印章管理特點

 

1、公司下設眾多營業網點，遍布全國各省市區縣，印章在營業網點使用，總部對用印監管時效滯后。印章集中總部管理難度大。

2、證劵業與政策關聯性較強，導致合約條款處于不斷變化中，造成業務可變性大，客戶對合約的條款理解不清易產生金融詐騙犯罪。

3、公司每天都在產生大量的文件需要蓋章，用章缺乏登記管理或蓋章文件資料無法及時留檔備查，監管部門無法對用章情況追根溯源。
4、一年內開出多張罰單，同時因印章管理不規范，遭到監管機構嚴厲處罰，甚至不少機構被采取限制業務活動措施，限制期間將直接失去這部分業務收入。

 

智能印章管理成效

 

 

 

通過群杰用印寶設備管理海通證劵各營業網點柜臺業務章，要求蓋章使用流暢，不改變原有用印習慣，上線后覆蓋海通所有營業部所在地區（上海、北京、黑龍江、江蘇、浙江、甘肅、湖北、深圳、廣東、安徽、山東、遼寧、江西、山西、吉林、云南、貴州、河南、四川、福建、河北、陜西、湖南、廣西、海南、新疆、天津、重慶）

 

 

 

 

 

1、誰保管，誰使用，誰負責

柜面業務人員在領用智能印章設備后，系統將會通過指紋綁定用印人真實身份信息，在日常辦理業務期間只有授權的業務人員才能解鎖設備蓋章。、

 

2、臨時離崗，人離章收

柜員用印期間臨時離開柜臺時可一鍵鎖定印章，可以不用反復放入保險柜，直至營業結束時將業務印章入箱加鎖，印章保管方便安全。

 

3、固化文件類型，按業務蓋章

柜員應按規定正確使用業務印章，嚴禁超范圍使用柜面業務用章。系統可根據柜臺業務文件類型固化印章授權，如出現非柜臺業務范圍內文件則無法使用印章。

 

銀行

 

 

 

海安農商銀行

 

海安農商銀行成立于2011年2月28日，經原銀監會批準，在原海安農村合作銀行基礎上改制組建而成。目前，海安農商銀行注冊資本金10億元，在職員工768人，下設1個營業部和63家支行（含盱眙支行、江都支行、揚州龍川分理處、興化支行、興化昭陽分理處五個異地機構）。監管評級二A級，為農商行最高評級，入選2017-2018年度全國標桿銀行（縣域），主體信用評級AA級（中誠信），江蘇省聯社等級管理考核連續八年5A級，行領導班子連續12年被評為全省“四好領導班子”；先后獲得全國金融五一勞動獎狀、全國十佳銀行、中國服務民營經濟杰出農商行、江蘇省五一勞動獎狀、江蘇金融五一勞動獎狀和江蘇地區金融機構品牌榜等榮譽。

 

原先印章管理特點

 

1、銀監會下發加強印章管控要求后，催生業務章合規化管理需求；

2、信貸合同章外帶企業現場簽貸款協議，雖然是標準制式合同，但是貸款利率空在那里，根據談判結果填寫，因此需要管控；

3、外帶過程中也會存在違規用印風險。

 

智能印章管理成效

 

 

 

 

 

1、印章管理系統與OA軟件集成，統一申請、審批、存檔；

2、智能印章上線后，總部可以遠程監管支行印章；

3、沒有授權無法使用印章，綜合考慮后暫不進行押運；

4、實現印章外帶時的監控管理；